Dernière mise à jour : 29/10/2026 · S'applique au site quotas.app et aux applications Quotas pour iOS et Android.

Politique de confidentialité

Quotas est un outil d'enregistrement du temps de travail. Cette politique explique quelles données sont traitées, pourquoi, combien de temps et quels sont vos droits.

Qui est responsable ?

Pour les données des travailleurs, le responsable du traitement est l'employeur qui utilise Quotas ; Quotas agit comme sous-traitant (article 28 du RGPD) et ne traite les données que sur ses instructions. Pour les comptes des gérants, la facturation et le site, Quotas est responsable du traitement.

Éditeur de Quotas : Smart.com, Rue les Allées 12, 5660 Couvin, Belgique — BCE BE 0664.627.568 — info@smartcom.digital.

Données traitées

• Compte : nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone (facultatif), langue, mot de passe chiffré.
• Temps de travail : heures d'arrivée, de pause et de sortie, lieu déclaré (bureau, télétravail, client…), raison du travail hors bureau, corrections et leur motif.
• Position GPS : uniquement à l'instant du pointage, pour vérifier la présence sur un lieu de travail de l'employeur. Aucun suivi en arrière-plan ni continu.
• Planning, demandes de congé et absences maladie.
• Certificats médicaux (données de santé) : uniquement si vous choisissez d'en envoyer.
• Appareil : jeton de notification push, système (iOS/Android) ; journaux techniques de sécurité (adresse IP).
• Facturation (gérants) : société, numéro d'entreprise, historique d'abonnement. Les données de carte sont traitées par Stripe, jamais par Quotas.

Finalités et bases légales

• Enregistrer le temps de travail et gérer le planning : obligation légale de l'employeur et exécution du contrat de travail.
• Gérer les congés et absences maladie : exécution du contrat et obligation légale ; le certificat médical est traité pour justifier l'absence (article 9.2.b du RGPD).
• Vous rappeler vos shifts par notification : intérêt légitime, désactivable dans les réglages du téléphone.
• Fournir et facturer le service : exécution du contrat avec la société cliente.

Autorisations de l'application

• Localisation (pendant l'utilisation) : vérifier le lieu au moment du pointage.
• Appareil photo et photos : photographier ou choisir un certificat médical.
• Notifications : rappels de début et de fin de shift, réponses à vos demandes.

Chaque autorisation est demandée au moment où elle sert et peut être retirée à tout moment dans les réglages du téléphone.

Sécurité

Connexions chiffrées (HTTPS), mots de passe hachés, certificats médicaux chiffrés au repos et accessibles uniquement via des liens temporaires réservés à l'employé et à ses gérants. Les certificats ne sont jamais envoyés par e-mail.

Destinataires

Vos données sont visibles par les gérants de votre société. Sous-traitants techniques : OVH (hébergement, UE), Resend (envoi d'e-mails), Expo (notifications push) et Stripe (paiements). Aucune donnée n'est vendue ni utilisée à des fins publicitaires.

Services tiers ponctuels : ipwho.is reçoit l'adresse IP de chaque connexion pour en déduire le lieu approximatif (historique des connexions et alertes de sécurité) ; photon.komoot.io reçoit l'adresse saisie par un gérant pour proposer des suggestions et placer le lieu sur la carte ; les fonds de carte sont chargés depuis OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org), qui voit l'adresse IP du navigateur. Ces services peuvent être situés hors de l'Union européenne.

Durée de conservation

Les données de temps de travail sont conservées pendant la durée imposée à l'employeur par la législation sociale [durée à confirmer avec votre secrétariat social], puis supprimées. Les comptes inactifs sont supprimés après 3 ans. Les journaux techniques sont conservés 12 mois.

Historique des connexions (adresse IP, appareil, lieu approximatif) : 12 mois. Liens envoyés par e-mail, codes de double authentification et sessions de l'app : supprimés dès leur expiration. Messages envoyés au support : 24 mois.

Vos droits

Accès, rectification, effacement, limitation, portabilité et opposition : adressez-vous à votre employeur ou à info@smartcom.digital. Vous pouvez introduire une plainte auprès de l'Autorité de protection des données (autoriteprotectiondonnees.be).

Comment supprimer votre compte →

Cookies

Quotas n'utilise aucun cookie publicitaire ni de mesure d'audience. Cookies essentiels (exemptés de consentement) : session de connexion, protection CSRF, « rester connecté » (si vous le cochez), appareil de confiance pour la double authentification (30 jours), langue, et votre choix de consentement (6 mois). Cookie fonctionnel, uniquement avec votre accord : code de parrainage mémorisé 60 jours. Gérer mes cookies

Enfants

Quotas est un outil professionnel destiné aux employeurs et à leurs travailleurs ; il ne s'adresse pas aux enfants.