Laatst bijgewerkt: 29/10/2026 · Geldt voor de website quotas.app en de Quotas-apps voor iOS en Android.

Privacybeleid

Quotas is een tool voor de registratie van de arbeidstijd. Dit beleid legt uit welke gegevens worden verwerkt, waarom, hoe lang en wat uw rechten zijn.

Wie is verantwoordelijk?

Voor de gegevens van de werknemers is de verwerkingsverantwoordelijke de werkgever die Quotas gebruikt; Quotas treedt op als verwerker (artikel 28 AVG) en verwerkt de gegevens enkel volgens diens instructies. Voor de accounts van zaakvoerders, de facturatie en de website is Quotas verwerkingsverantwoordelijke.

Uitgever van Quotas: Smart.com, Rue les Allées 12, 5660 Couvin, België — KBO BE 0664.627.568 — info@smartcom.digital.

Verwerkte gegevens

Account: naam, voornaam, professioneel e-mailadres, telefoon (optioneel), taal, versleuteld wachtwoord.
Arbeidstijd: uren van aankomst, pauze en vertrek, opgegeven plaats (kantoor, thuiswerk, klant…), reden voor werk buiten kantoor, correcties en hun reden.
GPS-locatie: enkel op het moment van inklokken, om de aanwezigheid op een werkplek van de werkgever te controleren. Geen tracking op de achtergrond of continu.
Planning, verlofaanvragen en ziekteafwezigheden.
Doktersattesten (gezondheidsgegevens): alleen als u ervoor kiest ze te versturen.
Toestel: pushmeldingstoken, besturingssysteem (iOS/Android); technische beveiligingslogs (IP-adres).
Facturatie (managers): bedrijf, ondernemingsnummer, abonnementsgeschiedenis. Kaartgegevens worden verwerkt door Stripe, nooit door Quotas.

Doeleinden en rechtsgronden

Arbeidstijd registreren en de planning beheren: wettelijke verplichting van de werkgever en uitvoering van de arbeidsovereenkomst.
Verlof en ziekteafwezigheden beheren: uitvoering van het contract en wettelijke verplichting; het doktersattest wordt verwerkt om de afwezigheid te staven (artikel 9.2.b AVG).
U via meldingen aan uw shifts herinneren: gerechtvaardigd belang, uit te schakelen in de instellingen van de telefoon.
De dienst leveren en factureren: uitvoering van het contract met het klantbedrijf.

Machtigingen van de app

Locatie (tijdens gebruik): de plaats controleren op het moment van inklokken.
Camera en foto's: een doktersattest fotograferen of kiezen.
Meldingen: herinneringen bij begin en einde van een shift, antwoorden op uw aanvragen.

Elke machtiging wordt gevraagd op het moment dat ze nodig is en kan op elk moment worden ingetrokken in de instellingen van de telefoon.

Veiligheid

Versleutelde verbindingen (HTTPS), gehashte wachtwoorden, doktersattesten versleuteld in rust en enkel toegankelijk via tijdelijke links voor de werknemer en zijn zaakvoerders. Attesten worden nooit per e-mail verstuurd.

Ontvangers

Uw gegevens zijn zichtbaar voor de managers van uw bedrijf. Technische verwerkers: OVH (hosting, EU), Resend (verzending van e-mails), Expo (pushmeldingen) en Stripe (betalingen). Er worden geen gegevens verkocht of voor reclame gebruikt.

Occasionele externe diensten: ipwho.is ontvangt het IP-adres van elke aanmelding om er de geschatte locatie uit af te leiden (aanmeldingsgeschiedenis en beveiligingsmeldingen); photon.komoot.io ontvangt het adres dat een manager intypt om suggesties te tonen en de locatie op de kaart te plaatsen; de kaartachtergronden worden geladen van OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org), dat het IP-adres van de browser ziet. Deze diensten kunnen buiten de Europese Unie gevestigd zijn.

Bewaartermijn

De arbeidstijdgegevens worden bewaard gedurende de termijn die de sociale wetgeving aan de werkgever oplegt [termijn te bevestigen met uw sociaal secretariaat] en daarna verwijderd. Inactieve accounts worden na 3 jaar verwijderd. Technische logs worden 12 maanden bewaard.

Aanmeldingsgeschiedenis (IP-adres, toestel, geschatte locatie): 12 maanden. Links per e-mail, codes voor tweestapsverificatie en app-sessies: verwijderd zodra ze verlopen. Berichten aan de support: 24 maanden.

Uw rechten

Inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar: richt u tot uw werkgever of tot info@smartcom.digital. U kunt een klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).

Hoe verwijdert u uw account →

Cookies

Quotas gebruikt geen advertentie- of statistiekcookies. Essentiële cookies (vrijgesteld van toestemming): aanmeldsessie, CSRF-bescherming, « ingelogd blijven » (als u het aanvinkt), vertrouwd toestel voor tweestapsverificatie (30 dagen), taal en uw toestemmingskeuze (6 maanden). Functionele cookie, enkel met uw toestemming: doorverwijzingscode, 60 dagen bewaard. Mijn cookies beheren

Kinderen

Quotas is een professionele tool voor werkgevers en hun werknemers; het is niet bedoeld voor kinderen.