Zuletzt aktualisiert: 29/10/2026 · Gilt für die Website quotas.app und die Quotas-Apps für iOS und Android.

Datenschutzerklärung

Quotas ist ein Werkzeug zur Arbeitszeiterfassung. Diese Richtlinie erklärt, welche Daten verarbeitet werden, warum, wie lange und welche Rechte Sie haben.

Wer ist verantwortlich?

Für die Daten der Arbeitnehmer ist der Arbeitgeber, der Quotas nutzt, der Verantwortliche; Quotas handelt als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und verarbeitet die Daten nur nach dessen Weisungen. Für die Konten der Geschäftsführer, die Abrechnung und die Website ist Quotas der Verantwortliche.

Herausgeber von Quotas: Smart.com, Rue les Allées 12, 5660 Couvin, Belgien — ZDU BE 0664.627.568 — info@smartcom.digital.

Verarbeitete Daten

• Konto: Name, Vorname, berufliche E-Mail-Adresse, Telefon (optional), Sprache, verschlüsseltes Passwort.
• Arbeitszeit: Ankunfts-, Pausen- und Endzeiten, angegebener Ort (Büro, Homeoffice, Kunde…), Grund für Arbeit außerhalb des Büros, Korrekturen und ihre Begründung.
• GPS-Standort: nur im Moment des Stempelns, um die Anwesenheit an einem Arbeitsort des Arbeitgebers zu prüfen. Keine Verfolgung im Hintergrund oder fortlaufend.
• Dienstplan, Urlaubsanträge und Krankheitsabwesenheiten.
• Ärztliche Atteste (Gesundheitsdaten): nur wenn Sie sich entscheiden, sie zu senden.
• Gerät: Push-Benachrichtigungs-Token, System (iOS/Android); technische Sicherheitsprotokolle (IP-Adresse).
• Abrechnung (Manager): Unternehmen, Unternehmensnummer, Abonnementverlauf. Kartendaten werden von Stripe verarbeitet, niemals von Quotas.

Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Arbeitszeit erfassen und den Dienstplan verwalten: gesetzliche Pflicht des Arbeitgebers und Erfüllung des Arbeitsvertrags.
• Urlaub und Krankheitsabwesenheiten verwalten: Vertragserfüllung und gesetzliche Pflicht; das ärztliche Attest wird zur Begründung der Abwesenheit verarbeitet (Art. 9 Abs. 2 Buchst. b DSGVO).
• Sie per Benachrichtigung an Ihre Schichten erinnern: berechtigtes Interesse, in den Telefoneinstellungen deaktivierbar.
• Dienst erbringen und abrechnen: Erfüllung des Vertrags mit dem Kundenunternehmen.

Berechtigungen der App

• Standort (während der Nutzung): den Ort im Moment des Stempelns überprüfen.
• Kamera und Fotos: ein ärztliches Attest fotografieren oder auswählen.
• Benachrichtigungen: Erinnerungen bei Schichtbeginn und -ende, Antworten auf Ihre Anträge.

Jede Berechtigung wird erst angefragt, wenn sie benötigt wird, und kann jederzeit in den Telefoneinstellungen widerrufen werden.

Sicherheit

Verschlüsselte Verbindungen (HTTPS), gehashte Passwörter, ärztliche Atteste im Ruhezustand verschlüsselt und nur über befristete Links für den Mitarbeiter und seine Vorgesetzten zugänglich. Atteste werden nie per E-Mail versendet.

Empfänger

Ihre Daten sind für die Manager Ihres Unternehmens sichtbar. Technische Auftragsverarbeiter: OVH (Hosting, EU), Resend (E-Mail-Versand), Expo (Push-Benachrichtigungen) und Stripe (Zahlungen). Es werden keine Daten verkauft oder zu Werbezwecken genutzt.

Gelegentlich genutzte Drittdienste: ipwho.is erhält die IP-Adresse jeder Anmeldung, um den ungefähren Standort abzuleiten (Anmeldeverlauf und Sicherheitswarnungen); photon.komoot.io erhält die von einem Manager eingegebene Adresse, um Vorschläge anzuzeigen und den Ort auf der Karte zu platzieren; die Kartenhintergründe werden von OpenStreetMap (tile.openstreetmap.org) geladen, das die IP-Adresse des Browsers sieht. Diese Dienste können sich außerhalb der Europäischen Union befinden.

Aufbewahrungsdauer

Arbeitszeitdaten werden während der dem Arbeitgeber durch das Sozialrecht auferlegten Frist [mit Ihrem Sozialsekretariat zu bestätigen] aufbewahrt und danach gelöscht. Inaktive Konten werden nach 3 Jahren gelöscht. Technische Protokolle werden 12 Monate aufbewahrt.

Anmeldeverlauf (IP-Adresse, Gerät, ungefährer Standort): 12 Monate. Per E-Mail gesendete Links, Codes der Zwei-Faktor-Authentifizierung und App-Sitzungen: gelöscht, sobald sie ablaufen. Nachrichten an den Support: 24 Monate.

Ihre Rechte

Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Übertragbarkeit und Widerspruch: Wenden Sie sich an Ihren Arbeitgeber oder an info@smartcom.digital. Sie können eine Beschwerde bei der Datenschutzbehörde einreichen (datenschutzbehorde.be).

So löschen Sie Ihr Konto →

Cookies

Quotas verwendet keine Werbe- oder Analyse-Cookies. Notwendige Cookies (einwilligungsfrei): Anmeldesitzung, CSRF-Schutz, „angemeldet bleiben" (wenn Sie es ankreuzen), vertrauenswürdiges Gerät für die Zwei-Faktor-Authentifizierung (30 Tage), Sprache und Ihre Einwilligungsentscheidung (6 Monate). Funktionales Cookie, nur mit Ihrer Zustimmung: Empfehlungscode, 60 Tage gespeichert. Meine Cookies verwalten

Kinder

Quotas ist ein berufliches Werkzeug für Arbeitgeber und ihre Arbeitnehmer; es richtet sich nicht an Kinder.