QuotasTijdsregistratie in België: klaar voor 1 januari 2027
Vanaf 1 januari 2027 moeten Belgische werkgevers een betrouwbare registratie van de arbeidstijd van elke werknemer kunnen voorleggen: begin en einde van de prestaties, pauzes en traceerbare wijzigingen. Deze gids legt uit wie eronder valt, wat u moet registreren en hoe u zich eenvoudig voorbereidt, bijvoorbeeld met een mobiele prikklok zoals Quotas.
Waar komt de verplichting vandaan?
In 2019 oordeelde het Hof van Justitie van de Europese Unie (zaak C-55/18) dat de lidstaten werkgevers moeten verplichten een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem in te voeren om de dagelijkse arbeidstijd van elke werknemer te meten.
België past dat principe stapsgewijs toe. Sommige sectoren kennen al specifieke verplichtingen — zoals de aanwezigheidsregistratie op bouwplaatsen of het geregistreerd kassasysteem in de horeca — en afwijkingen van de uurroosters van deeltijdse werknemers moeten nu al worden bijgehouden. Op 1 januari 2027 wordt de registratie van de arbeidstijd de algemene regel.
Wie valt eronder?
Elke onderneming die in België personeel tewerkstelt, ongeacht de grootte: handel, horeca, schoonmaak, bouw, zorg, kantoren en diensten.
- Voltijdse en deeltijdse werknemers.
- Studenten en flexi-jobbers.
- Teams die buiten de vestiging werken: werven, interventies bij klanten, telewerk.
Wat moet u registreren?
De bedoeling is dat u per persoon en per dag de werkelijk gepresteerde tijd kunt reconstrueren.
- Het begin- en einduur van elke prestatie.
- De pauzes.
- De plaats of context wanneer er buiten de vestiging wordt gewerkt.
- Elke correctie, met datum, auteur en reden.
- Een bewaring van de gegevens op lange termijn en de beschikbaarheid ervan bij een controle.
Checklist: in orde vóór 1 januari 2027
- Kies een systeem dat uw teams echt gebruiken, ook buiten kantoor.
- Voeg al uw werknemers toe, ook studenten en deeltijders.
- Leg uw werkplaatsen vast en de regel voor inklokken op afstand (reden verplicht).
- Publiceer de uurroosters in hetzelfde systeem om gepland en gepresteerd te vergelijken.
- Bepaal wie een registratie mag corrigeren en vraag bij elke correctie een motivering.
- Test een maandelijkse export met uw sociaal secretariaat.
Hoe Quotas u in orde brengt
Quotas registreert elke aankomst, pauze, hervatting en vertrek, via de app op iPhone of Android of via de browser. De locatie wordt bij het inklokken vergeleken met het adres van het kantoor; elders wordt een reden gevraagd.
Leidinggevenden corrigeren een registratie alleen met een motivering, die in een auditlogboek wordt bewaard. Nacht-, zondags- en Belgische feestdaguren worden automatisch berekend en het overzicht exporteert u met één klik voor het sociaal secretariaat.
Veelgestelde vragen
Is tijdsregistratie ook verplicht voor kleine ondernemingen?
Ja, de verplichting geldt voor werkgevers ongeacht hun grootte. Met een eenvoudige mobiele oplossing zijn ook kmo's in orde zonder hardware of installatie.
Volstaat een Excel-bestand?
Een rekenblad kan zonder spoor worden aangepast en wordt vaak achteraf ingevuld. Een betrouwbaar systeem tijdstempelt elke registratie en houdt elke correctie bij — precies wat van een objectieve registratie verwacht wordt.
Is een fysieke prikklok nodig?
Nee. Een tijdsregistratie-app op de smartphone, met locatiecontrole, werkt ook voor mobiele teams en bespaart u de aankoop van terminals.
Vervangt Quotas sectorale aangiftes?
Nee. Quotas registreert de arbeidstijd; bepaalde sectorspecifieke aangiftes moet u blijven doen bij de bevoegde instanties.
Waar worden de gegevens opgeslagen?
In de Europese Unie: Quotas wordt gehost door OVH op servers in de EU, conform de AVG (GDPR).
